5 советов по организации успешной онлайн-встречи с удаленными сотрудниками.

08.07.2021

видео конференцияПоскольку динамика современного офиса продолжает меняться — плюс фактор пандемии — освобождение места для удаленной работы и доступ к виртуальному конференц-залу — проведение успешных, хорошо организованных встреч приобретает еще большее значение, когда речь идет о поддержании производительности на рабочем месте. К счастью, провести продуктивную, полезную и увлекательную встречу, когда не все находятся в одной комнате, вполне возможно. Но для этого нужно немного больше спланировать и обдумать заранее.

Вот несколько советов, которые помогут вам добиться успеха от следующей встречи.

Приглашайте на встречу только соответствующий персонал

Если сложно поддерживать фокус на собрании, в котором вы не участвуете активно, когда на собрании Zoom или в любых других приложениях для виртуальных собраний — у всех нас были моменты, когда во время собраний, где ваше присутствие не требовалось, были моменты, когда у всех были затуманенные глаза — представьте себе насколько сложно для удаленных участников встречи не отвлекаться и не начинать работать одновременно с несколькими задачами, когда они не участвуют напрямую в обсуждаемом вопросе.

Чтобы избежать этой проблемы, подумайте о том, чтобы проводить больше коротких встреч , в которых участвует только основной персонал, вместо длительных встреч, в которых участвует персонал, которому, возможно, потребуется участвовать только в обсуждении нескольких пунктов повестки дня.

Придерживайтесь конкретной повестки дня

Планирование собраний, для которых требуется телеконференция, означает нарушение множества индивидуальных графиков, особенно если на собрании участвует персонал, находящийся в разных часовых поясах. Поддержание четкой и краткой повестки дня , которая содержит темы , представляющие интерес для каждого участника может помочь обеспечить максимальное участие от участников. Кроме того, заранее изложив темы, затронутые на собрании, вы даете участникам возможность подготовиться, чтобы ответить и задать любые уместные вопросы, относящиеся к заявленной повестке дня, тем самым повышая продуктивность.

Знайте, когда нужно встретиться, а когда написать

Мало что может расстроить сотрудников больше, чем когда их вовлекают в собрание, которое служит только цели распространения информации. Электронная почта работает намного лучше для обмена понятной информацией или при попытке собрать общие мнения, а не при созыве собрания. Например, вместо того, чтобы созвать короткое собрание, чтобы сообщить о статусе проекта, отправьте электронное письмо с той же информацией.

Исследования, проведенные Центром экономических и бизнес-исследований , показали, что средний работник теряет 15 минут продуктивности на каждом заседании, которое он посещает, поэтому подумайте о планировании встречи только тогда, когда вам требуется активная обратная связь от участников или необходимо прояснить запутанную тему.

Сделайте участие обязательным

Лучшая техника для обеспечения того , чтобы все присутствующего на встрече участвует в очереди для модератора задавать частые вопросы и вход от конкретных лиц. Модератор также должен часто делать паузы во время собрания, чтобы дать участникам возможность задать вопросы и внести свой вклад.

Если кто-то из участников встречи не участвует, вам нужно понять, почему. Может, их вообще не нужно было приглашать, а может, их отвлекло какое-то другое задание? В любом случае вам нужно лучше понять ситуацию и запланировать последующий разговор с этим человеком, чтобы выяснить причину. Этот тип разговора не только поможет вам решить, как обращаться к конкретному собранию или человеку, он также может помочь вам раскрыть стратегии, которые сделают ваши встречи более продуктивными и увлекательными в будущем.

Используйте технологии, дающие модератору контроль

Современный конференц-зал предлагает множество мультимедийных инструментов, которые позволяют модератору получить полный контроль над встречей. Означает ли это возможность отключать звук того, кто звонил из загруженного аэропорта, или контролировать, что участники видят на экранах своих ноутбуков, использование этого типа технологии может помочь улучшить поток и продуктивность встречи, чтобы вы могли достичь любых заявленных целей и повестка дня.

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

«

»